Slik fører du lagerliste i et regneark – og når du bør slutte
Nesten alle enkeltpersonforetak fører lagerlisten i et regneark, og en god stund er det akkurat det riktige verktøyet. Slik bygger du et som faktisk gjør jobben skikkelig – og her er den ærlige listen over tegn på at det har sluttet å gjøre det.
De seks kolonnene som er verdt å ha
De fleste lagerregneark har for mange kolonner og for få av de riktige. Seks kolonner tar deg langt: 1. Navn – det du kaller varen når du leter etter den, ikke leverandørens katalognavn. 2. Strekkode eller kode – selv om du aldri skanner den, er det slik du skiller to like varer fra hverandre. 3. Antall – hvor mange du har akkurat nå. 4. Enhetskost – hva én enhet koster deg, ikke hva du selger den for. Dette er kolonnen folk hopper over, og det er den som gjør listen om til en beslutning. 5. Leveringstid – hvor mange dager det tar fra du bestiller til varen står på hyllen. 6. Leverandør – slik at etterbestillingslisten sorterer seg selv i bestillinger. Alt annet (plassering, farge, sesong) er noe kjekt å ha som du slutter å oppdatere innen en måned.
Den ene formelen som er verdt plassen
Et lagerark blir nyttig i det øyeblikket det forteller deg noe du ikke allerede visste. Det noe er: hva som snart går tomt. Legg til en kolonne som heter noe sånt som «Etterbestill ved» og fyll den med gjennomsnittlig ukentlig forbruk multiplisert med leveringstiden i uker, pluss én ukes buffer. Hvis du selger ti spenner i uken og leverandøren bruker to uker, blir det 10 × (2 + 1) = 30. Sett så betinget formatering på antall-kolonnen slik at den blir rød når den kommer ned på eller under det tallet. Det er alt. Ingen sikkerhetslager-statistikk, ingen prognoser. Regnestykket er enkelt nok til at du kan sjekke det i hodet, og det betyr noe, for du kommer til å ville overstyre det innimellom, og da bør du kunne se hva det er du overstyrer.
Å holde antallet riktig
Tellingene er det som råtner. Et regneark har ingen anelse om hva som har forlatt hylla di, så hvert tall i det er bare like ferskt som sist du satte deg ned og skrev det inn. To vaner holder det ærlig. For det første: oppdater underveis, ikke ved slutten av uka — i det øyeblikket noe blir solgt eller brukt, endre tallet. For det andre: før en bevegelseslogg — en ekstra fane med dato, vare og hvor mange som har flyttet på seg, én rad per hendelse. Det føles som ekstraarbeid, og det er den eneste måten gjennomsnittlig ukentlig forbruk over kan bli et reelt tall og ikke en gjetning.
Fire tegn på at regnearket har sluttet å fungere
Regnearket er riktig verktøy helt til det ikke lenger er det. Tegnene er de samme: - Du har sluttet å åpne det samme dag. Hvis oppdatering av lager betyr «når jeg kommer hjem og har fått fram laptopen», er tallene alltid noen dager gamle — akkurat da er de feil. - Du teller samme hylle to ganger fordi du ikke stoler på tallet. - Du har begynt å føre en papirliste ved siden av for det arket ikke takler — et markedsdags salg, bestillingen du hadde tenkt å legge inn. - Du har et ferdig produkt laget av andre ting du også har på lager, og å selge ett betyr å redigere tre rader for hånd. Her er det håndverks- og makerbedrifter mister en time i uka og til slutt bare gir opp.
Hva du bør gå over til, og hva du ikke bør
Det opplagte neste steget er fullverdig lagerprogramvare, og for de fleste enmannsbedrifter er det feil valg. Den kommer med innkjøpsordrer, rapportering av varekostnad, flere lagerlokasjoner, brukertilganger og en månedlig regning som forutsetter et team. Anmeldere av lagerverktøy for håndverkere sier det samme gang på gang: kraftig, og mer enn de trengte. Det du egentlig vil ha, er regnearket med to ting lagt til: en måte å endre et antall på i én handling, uansett hvor du står, og en gjenbestillingsliste beregnet ut fra din egen bevegelseshistorikk. Behold eksportfunksjonen. Ethvert verktøy som ikke kan gi lageret ditt tilbake til deg som en CSV-fil, har tatt fra deg noe regnearket aldri gjorde.
Ofte stilte spørsmål
Er Google Sheets eller Excel best for lagerføring?
For én person er Sheets best, fordi det er tilgjengelig på telefonen din ved hylla og lagrer seg selv. Excel vinner hvis lagerlista di har tusenvis av rader eller du trenger tunge formler — noe den sannsynligvis ikke gjør hvis du er enkeltpersonforetak.
Hvor ofte bør jeg gjøre en full fysisk telling?
Én gang i kvartalet er nok for de fleste små lagerbeholdninger, pluss en stikkprøvetelling av de fem raskest omløpende varene dine én gang i måneden. Det er de raske varene driften skjer på — de trege ligger stille og forblir nøyaktige.
Skal arket vise hva jeg betalte, eller hva jeg selger det for?
Det du betalte. Å bestille på nytt er en innkjøpsbeslutning, og tallet som forteller deg om en bestilling er overkommelig, er kostnaden. Salgspris hører hjemme i salgsregnskapet ditt, ikke i lagerlisten.
Kan jeg fortsette å bruke regnearket ved siden av en app?
Ja, og det er lurt den første måneden. Importer CSV-filen, kjør begge deler i noen uker, og sammenlign. Hvis appens tall stemmer med arket ditt, kan du slutte å oppdatere arket. Hvis de ikke gjør det, har du lært noe nyttig om hvordan du faktisk teller.
Flere guider
Andre ting vi har laget
Også på engelsk, laget av oss.
Også på engelsk, laget av oss.
Også på engelsk, laget av oss.
Også på engelsk, laget av oss.